"De ene middelmatige vergadering na de andere doet onze organisatie van binnenuit rotten en elke dag opnieuw laten we dit gebeuren. We zijn zo gewend geraakt aan lange vergaderingen, saaie vergaderingen en vergaderingen zonder doel, dat onze nieuwsgierigheid naar betere alternatieven naar de achtergrond is verschoven."
Met deze uitspraak begint het nieuwste boek uit de Domino serie, Read This Before Our Next Meeting van Al Pittampalli. De Kindle versie van dit boek is overigens gratis te verkrijgen tot en met maandag 9 augustus 2011 als ik het wel heb.
Al verwoordt in zijn boek iets wat her en der al eerder werd geroepen door allerlei mensen op internet en in boeken over organisaties. Het bijzondere aan dit boek is dat het fenomeen "zinloze vergaderingen" nu op compacte en inzichtelijke manier is verwoord als manifesto met niet alleen keiharde kritiek maar ook een serieus alternatief:
Modern vergaderen.
In zijn boek vertelt Al ons dat vergaderen weldegelijk zinvol is. We moeten het alleen op de juiste manier doen. Modern vergaderen dus.
Enkele "bijeenkomsten" die niet als vergadering worden aangemerkt en dus gewoon prima zijn omvatten:
- Conversaties ofwel gesprekken tussen 2 personen.
- Werksessies ofwel een bijeenkomst waarin meerdere mensen samen werk uitvoeren.
- Brainstormsessies ofwel een creatieve sessie waarin mensen samen ideeën genereren.
Om een echte moderne vergadering te organiseren geeft Al 7 principes die ons daarbij helpen:
- Elke vergadering gaat over een beslissing die al is genomen.
- De vaart wordt in de vergadering gehouden en hij eindigt op op tijd.
- Het aantal deelnemers wordt beperkt.
- Onvoorbereide mensen worden geweerd uit de vergadering.
- Het resultaat van de vergadering is een actieplan waar de deelnemers achter staan.
- Informatie wordt vooraf door de deelnemers gelezen en niet tijdens de vergadering verteld.
- De moderne vergadering gaat samen met een cultuur waarin wordt gebrainstormt.
Wanneer we deze principes toepassen, ontstaat een situatie waarin er steeds minder vergaderingen zijn en mensen zich beter op hun echte werk kunnen concentreren. Mensen die eigenlijk geen echt werk doen maar vergaderingen als excuus gebruiken om "bezig te zijn" vallen snel door de mand.
Daarnaast worden de vergaderingen veel effectiever omdat ze ergens over gaan, omdat de juiste mensen zijn betrokken, deze mensen voorbereid zijn én omdat er iets uitkomt waar de organisatie iets aan heeft.
Het toeval wil dat ik voordat dit boek verscheen mezelf al binnen het bedrijf waar ik werk hard maak voor betere vergaderingen. Mijn principes zijn daarbij:
- De vergadering kan alleen nuttig zijn als je dat zelf ook vindt en je enthousiast bent over hetgeen je wilt bespreken. Zorg daarbij meteen dat de uitnodiging die je uitstuurt ook dat enthousiasme uitstraalt.
- Zorg voor niet alleen een goede agenda maar ook een duidelijk doel voor de vergadering en vermeldt dat in je uitnodiging.
- De mensen die je uitnodigt maken tijd vrij voor de vergadering omdat ze dat zelf willen, niet omdat ze zich verplicht voelen te komen.
- Je nodigt mensen uit van wie je weet of op zijn minst sterk vermoedt dat zij een nuttige bijdrage kunnen leveren.
Dat zijn de "regels" die gelden voordat de vergadering überhaupt start. Daarnaast zijn er regels die gelden tijdens het veroop van de vergadering:
- Hou het energieniveau hoog. Hierdoor zijn mensen creatiever en dragen ze beter bij.
- Als de vergadering langer dan een uur duurt (wat eigenlijk bijna nooit het geval zou moeten zijn) zorg dan dat er goed te eten en te drinken is.
- Mensen mogen vertrekken als ze niet langer kunnen of willen bijdragen aan de vergadering of er iets van opsteken.
Het boek van Al Pittampalli vult dit mooi aan.
Je grootste hindernis zal ongetwijfeld zijn het mee krijgen van andere mensen in dit gedachtegoed. Lever echter geen kritiek op de manier waarop anderen hun vergaderingen organiseren. Daar bereik je niets mee, behalve dat iedereen je een eikel(in) gaat vinden.
Zorg in plaats daarvan dat je zelf vergaderingen organiseert die er toe doen, op een manier die er toe doet. Blijf ook weg bij vergaderingen van anderen waar je niks te zoeken hebt. Langzamerhand zul je merken dat je leven er een stuk eenvoudiger en leefbaarder door wordt. Je krijgt namelijk meer gedaan en ontloopt een boel kansloos gezwets.
Waar wacht je op? Download dat boek. Download eerst de applicatie voor bijvoorbeeld je iPad of iPhone of pak de versie voor Windows.
Veel plezier.
